Untuk pejabat yang memerlukan kawalan akses kepada mesin pencetak, mesin Ricoh menyediakan fungsi user authentication yang membolehkan setiap pengguna mempunyai akaun unik. Dengan fungsi ini, hanya pengguna yang dibenarkan boleh mencetak, mengimbas, atau membuat salinan, sekaligus meningkatkan keselamatan dokumen dan mengelakkan penggunaan tidak sah. Berikut adalah langkah-langkah untuk menyediakan akaun pengguna bagi akses terkawal.
Langkah-Langkah Menyediakan Akaun Pengguna
1. Akses Menu Tetapan Mesin Ricoh
- Hidupkan mesin Ricoh anda.
- Pergi ke panel kawalan dan cari menu User Tools atau Settings.
- Pilih pilihan System Settings atau Administrator Tools.
2. Aktifkan Fungsi User Authentication
- Dalam menu Administrator Tools, cari dan pilih User Authentication Management.
- Aktifkan fungsi ini dengan memilih On atau Enable.
- Anda mungkin diminta untuk memasukkan kata laluan pentadbir (Administrator Password) untuk mengakses tetapan ini.
3. Cipta Akaun Pengguna Baru
- Pilih pilihan untuk Add User atau Register New User.
- Masukkan maklumat pengguna seperti:
- Nama pengguna (User Name).
- Kata laluan (Password).
- ID pengguna (User ID), jika diperlukan.
- Tetapkan keizinan untuk setiap pengguna, seperti hak untuk mencetak warna atau akses ke fungsi pengimbasan.
4. Tetapkan Had Kuota (Opsional)
- Anda boleh menetapkan kuota pencetakan untuk setiap pengguna.
- Contohnya, tetapkan had tertentu untuk jumlah halaman bercetak dalam sebulan.
- Pilihan ini membantu mengawal kos operasi pencetakan.
5. Sahkan dan Simpan Tetapan
- Setelah semua maklumat dimasukkan, pilih Save untuk menyimpan tetapan pengguna baru.
- Ulang langkah ini untuk menambah pengguna lain jika diperlukan.
6. Uji Akaun Pengguna
- Log masuk menggunakan akaun pengguna baru untuk memastikan ia berfungsi dengan betul.
- Cuba akses fungsi seperti pencetakan atau pengimbasan untuk memastikan keizinan telah ditetapkan dengan betul.
Tips Tambahan
- Tetapkan Peranan Pengguna: Bagi pejabat dengan pelbagai peringkat kakitangan, anda boleh menetapkan peranan yang berbeza seperti pentadbir, pengguna standard, atau pengguna terhad.
- Gunakan Kad Akses (Opsional): Mesin Ricoh tertentu menyokong penggunaan kad akses untuk memudahkan log masuk pengguna tanpa memasukkan kata laluan secara manual.
- Pemantauan Penggunaan: Gunakan laporan penggunaan yang tersedia dalam mesin untuk menjejak aktiviti setiap pengguna, termasuk jumlah pencetakan dan salinan.
Kelebihan Menggunakan Akses Terkawal
- Keselamatan Dokumen: Dokumen sensitif hanya boleh dicetak oleh pengguna yang sah.
- Pengurangan Kos: Kawalan penggunaan membantu mengelakkan pembaziran dakwat dan kertas.
- Pemantauan Aktiviti: Aktiviti pencetakan boleh direkodkan, memudahkan pengurusan dan audit.
- Pengurusan Sumber yang Lebih Baik: Membolehkan pejabat mengoptimumkan penggunaan mesin pencetak dengan lebih efisien.
Dengan menetapkan akaun pengguna pada mesin Ricoh, pejabat anda boleh menikmati pengurusan dokumen yang lebih terkawal dan produktif.
